Как хранить товарные чеки в организации

 

Хранение чеков ККМ регламентировано законодательством. В статье ниже вы познакомитесь с порядком и сроками хранения кассовых чеков. Надо ли хранить чеки от эквайринга. Сколько нужно хранить чеки и для чего они нужны. Пошаговый алгоритм действий при передачи слип-чеков в банк-эквайер.

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования.

А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.

В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером и передает ему электронный отчет, сформированный POS-терминалом и отражающий каждую прошедшую операцию.

Кроме этого, согласно п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа продавец должен вводить информацию о сумме расчета в контрольно-кассовую технику.

О применении онлайн-касс при эквайринге узнайте здесь.

Эквайринг в бухгалтерском учете

Все проводки должны осуществляться на основании данных с ленты POS-терминала.

Таким образом, вопрос о том, нужен ли чек при оплате через эквайринг отпадает. Однако при осуществлении взаиморасчетом бухгалтер должен указать счет учета 57 «Переводы в пути». Это связано с тем, что деньги зачисляются на счет предприятия в течение 3-5 дней.
Все расходы по эквайринг чеку ККТ отражаются по счету 91. В качестве расходов могут быть оформление возврата средств, списание комиссии банка за предоставление услуги и так далее. комиссия списывается со счета автоматически в установленном договором порядке.

Хранение чеков по эквайрингу

Согласно Постановлению Правительства РФ № 470, все первичные кассовые документы должны храниться в течение 5 лет. Исключение составляют только копии чека и использованные кассовые чеки, которые хранятся в течение 10 дней.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Это основной вопрос, который заботит многих.

Так как эти документы относятся к первичным кассовым, то срок их хранения должен составлять 5 лет. Но, согласно договору эквайринга с банком и в соответствии с действующим законодательством, эти документы хранятся в течение 3 лет. При запросе квитанции банком, компания обязана ее предоставить в течение 3 дней.

Зачем необходимо хранить чеки

Данные документы необходимы для самой организации, чтобы она могла выполнить финансовую отчетность в соответствии с действующими требованиями.

Опираясь на данные эквайринг чеков ККМ, бухгалтерия может составить отчет надлежащим образом. Также данная документация необходима при:

  • возникновении спорных ситуаций с клиентами;
  • формировании коррекции по чеку эквайринга для оформления возврата денежных средств;
  • выполнении проверки статуса платежа.

Таким образом, нужно ли хранить чеки по эквайрингу понятно. Однако есть несколько важных моментов в процессе их хранения.

Как хранить чеки по эквайрингу

Так как данные печатаются на специальной ленте, которая полностью выцветает через несколько месяцев, обеспечить сохранность данных достаточно сложно. Чтобы избежать данной проблемы необходимо делать ксерокопию каждой квитанции и подшивать оригинал к копии. Это позволит гарантировать возможность прочтения информации через определенный период.
Чеки при интернет-экваринге не нужно прикладывать к бухгалтерским документам. Их достаточно хранить в отдельном месте, разграничив их по датам. Это позволит найти необходимую квитанцию максимально быстро при запросе из банка или при возникновении спорных ситуаций.

Случаи применения товарных чеков.

Оплата товаров предпринимателям может осуществляться как безналичным переводом на расчетный счет в коммерческом банке, так и наличными денежными средствами. В первом случае подтверждением оплаты являются банковские документы (платежные поручения), а факт передачи товара, как правило, подтверждает заполненные договор купли-продажи актом приема-передачи и накладные, где перечисляются ассортимент, количество и условия передачи реализуемого товара.

В случае передачи ИП наличных денежных средств существует другой порядок подтверждения факта совершенной сделки. Есть два варианта:

  1. С кассовым чеком;
  2. Без кассового чека (в случае, если ИП не использует в своей деятельности кассовый аппарат).

Если оплата приобретаемого за наличный расчет товара подтверждается кассовым чеком, то товарный чек может быть, по требованию приобретателя, приложен к нему в качестве сопроводительного документа. В нем, как правило, расписаны все приобретенные товары или услуги, их количество и стоимость. Идет расшифровка данных, указанных в кассовом чеке. Некоторые представители малого бизнеса ставят под сомнение целесообразность оформления товарного чека при наличии кассового. Однако, согласно статье 252 НК РФ к расходной части при бухгалтерском учете, можно отнести только подтвержденные первичными документами и подтвержденные затраты. Первичными документами, принимаемыми к зачету, согласно ФЗ № 129, являются документы содержащие:

  • Дату выдачи документа;
  • Название документа;
  • Суть произведенной операции;
  • Должность ответственного лица и его роспись. И пр.

Товарный чек содержит все необходимые реквизиты соответствующие этим требованиям, поэтому, для подтверждения затрат, он нужен также как и чек кассовый, который подтверждает факт оплаты. Кроме обоснования и подтверждения произошедших расходов, товарный чек может пригодиться при разрешении спорных вопросов в ходе проведения проверки органами ФНС вашего бизнеса.

Второй вариант применения товарных чеков обусловлен тем, что согласно ФЗ № 54 от г. «О применении контрольно-кассовой техники», некоторые частные предприниматели освобождены от обязательного использования контрольно-кассовой аппаратуры. В частности это касается ИП, использующих в своей деятельности налогообложение в виде ЕНВД. Такие субъекты имеют право оформлять товарный чек, по требованию покупателя, без выдачи кассового чека. Но в этом варианте работы с товарными чеками есть определенная специфика.

Фото 1

Нужен ли чек при эквайринге?

Необходимость хранить чеки при осуществлении онлайн-платежей постоянно обсуждается. В 2003 году был принят закон (No54-ФЗ), определявший использование ККМ (кассовых аппаратов) во время платежей с помощью карты или наличными деньгами. Этот закон не учитывал возможность оплачивать услуги онлайн.

Чек был нужен при расчетах наличными или через платежный терминал.

Федеральный закон No 290, вышедший 3 июля 2019 года, со всей ясностью утверждает, что чек необходимо сохранять, когда была произведена оплата:

  • любых товаров и услуг;
  • награждения при участии в лотерее;
  • при осуществлении электронных платежей через приложение мобильного телефона;
  • платного контента в виде игр, книг и так далее.

Так надо ли хранить чеки при эквайринге? Ответ на этот вопрос положительный. Нужно учитывать, что их оставляют на определенный временной период. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2019 году.

Особенности настройки чеков эквайринга на принтерах АТОЛ

Данный вид принтеров для печати чеков ККТ через эквайринг является наиболее популярным. Рекомендуется обратиться к специалисту для настройки оборудование. Необходимо, чтобы техника имела доступ к интернету. Это может быть мобильный интернет, Wi-Fi или проводное соединение.

На квитанции должна содержаться следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Наименование купленных товаров с суммой.
  3. Итоговая сумма.
  4. Данные кассира.
  5. Адрес совершения покупки.
  6. Место расчетов.
  7. Реквизиты платежа.

Сама финансовая операция осуществляется следующим образом:

  1. Оплата товара или услуги картой лично или в режиме онлайн;
  2. Блокировка требуемой суммы на счете клиента;
  3. Списание средств со счета;
  4. Выдача чека покупателю;
  5. Зачисление средств на счет предприятия в течение 3-5 дней.

Некоторые банки позволяют получать средства уже на следующий день. Также деньги могут прийти в кратчайшие сроки, если расчетный счет организации и карта клиента обслуживаются в одной и той же финансово-кредитной организации. В этом случае средства доступны уже на следующий день.

Специфика применения товарных чеков без выдачи кассовых.

Все нюансы работы с товарными чеками при отсутствии кассовых аппаратов обусловлены определенными положениями и требованиями фискальных органов:

— Так как, товарный чек не относится к категории бухгалтерских документов строгой отчетности и не определен как обязательный к выдаче, не существует строго определенной формы товарного чека, или узаконенного каким-либо государственным классификатором бланка товарного чека для ИП. Тем не менее, образец применимого в деятельности ИП товарного чека можно найти в интернете на профильных сайтах. Кроме того этот документ указывается и обозначен в некоторых нормативных документах, например:

  • ФЗ «О защите прав потребителей»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • В некоторых письмах Министерства Финансов РФ.
  • Других законах и нормативных актов.

— Несмотря на то, что единый узаконенный образец бланка этого документа отсутствует, согласно законодательству, в нем должны присутствовать следующие пункты:

  • Название документа;
  • Его порядковый номер;
  • Дату его составления;
  • Наименование предприятия или ФИО предпринимателя;
  • ИНН предприятия или ИП;
  • Количество единиц проданного товара или количество оказанных услуг;
  • Наименование каждого проданного товара или каждой услуги;
  • Стоимость каждой единицы;
  • Общая сумма платежа;
  • Роспись ответственного лица с расшифровкой и указанием должности.

Исходя из вышеизложенного, каждый предприниматель имеет право разработать индивидуальный образец бланка товарного чека, следуя всем предъявляемым к нему требованиям, и применять его в своей работе.

— При правильной организации бухгалтерского учета, соответствующим всем требованиям контролирующих и фискальных органов, следует предъявлять особые требования к тщательности заполнения всех реквизитов товарного чека. В случае если после внесения в чек всех товаров или услуг, в нем остаются незаполненные графы, их следует перечеркнуть для пресечения возможного внесения туда дополнительных наименований. Если вы пользуетесь автоматизированной системой учета продаж и заполнения необходимых бланков, то такой вариант исключается.

Фото 2

Для чего нужно сохранять чеки

В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:

  • Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения).
  • Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом.
  • Для возврата денежных средств.
  • В некоторых случаях для проверки статуса платежа.

Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.

Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?

Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа. При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.

Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.

Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.

Нужен ли кассовый чек при эквайринге

Согласно положениям ФЗ-290, организация обязана предоставлять клиенту квитанцию об оплате, независимо от способа взаиморасчетов. Таким образом, кассовый чек при эквайринге выдается в следующих случаях:

  • продажа товаров и услуг;
  • выплата выигрышей по лотерейным билетам;
  • совершение электронных платежей;
  • получение платного контента.

Если расчеты происходят между организациями, то необходимо предоставить счет-фактуру и акт выполненных работ или товарную накладную.

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:

  • сохранности документов;
  • недопущения несанкционированного доступа посторонних лиц;
  • невозможности внесения исправлений;
  • полной читаемости всей информации, указанной в чеке, по истечении 6 месяцев со дня операции (п. 8 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 362 раздела 4.1 приказа Минкультуры России от № 558 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете здесь.

Согласно ст. КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.

А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Фото 3

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Все документы, которые относятся к категории первичных кассовых, по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило утверждено постановлением Правительства РФ №470 от 23 июня 2007 года.

Однако, в законе предусмотрено исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков. Срок хранения этих двух документов — 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу и других подобных документов занимается материально ответственное лицо. При этом Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.

По договору эквайринга, как правило, предусмотрен срок хранения чеков и других документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов. Он равен трем годам. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение трех дней со дня получения запроса от банка.

А теперь рассмотрим, для чего и как надо хранить чеки.

Пробивать ли чеки по эквайрингу

Их необходимо выдавать покупателю в любом случае. Но иногда возникают ситуации, когда продавец забывает выполнить необходимые действия, выпустив только слип платежного терминала. В этом случае возникает вопрос: что делать, если не пробит чек по эквайрингу.
В этом случае обязательно необходимо оформить кассовый чек коррекции. Обычный выпускать нет смысла, так как покупатель уже ушел. В случае интернет-эквайринга кассовый чек выдается автоматически, поэтому таких проблем не возникает.
После осуществления покупки клиенту приходит уведомление на электронную почту или на мобильный телефон с квитанцией об оплате.

Вопросы и ответы

Покупала телефон в связном, 2,6 года назад,на руках имеется оригинал кассового чека,с телефоном проблемы,и служба поддержки телефона затребовала копию товарного чека, обратилась в связной с такой просьбой, в ответ услышала что храним в базе копии не больше 2 месяцев. Какие сроки хранения,и номер статьи,и что я могу сделать в таком случаи?

Эксперт:
Покупала телефон в связном, 2,6 года назад, на руках имеется оригинал кассового чека, с телефоном проблемы, и служба поддержки телефона затребовала копию товарного чека, обратилась в связной с такой просьбой, в ответ услышала что храним в базе копии не больше 2 месяцев. Какие сроки хранения, и номер статьи, и что я могу сделать в таком случаи?
Екатерина

Если у Вас есть оригинал- зачем Вам копия чека с магазина? В любом случае- магазин не обязан Вам предоставлять копию чека, законодательством это не предусмотрено!

29 августа 2013 года в компании Ulmart был куплен ноутбук. Чек подтверждающий покупку ноутбука к настоящему времени не сохранился, но возникла нужда восстановить его.

После обращения в компанию с просьбой восстановить чек последовал ответ(цитирую): "К сожалению, за 2013 г. восстановление документов не возможно". Скажите, пожалуйста, какое количество времени чек, подтверждающий покупку, должен храниться у компании и имею ли я право потребовать его восстановление?

P.S: укажите, пожалуйста, ссылку на закон.

Эксперт:
кажите, пожалуйста, какое количество времени чек, подтверждающий покупку, должен храниться у компании и имею ли я право потребовать его восстановление?
Андрей


Законодательством не установлена вообще обязанность продавца восстанавливать чек потребителю. Отсутствие чека, согласно пункту 5 статьи 18 Закона РФ «О защите прав потребителей» не лишает потребителя права предъявлять требования относительно недостаток товара.Потребитель можете ссылать на показания свидетелей, либо на выписку из банка, если оплачивали пластиковой картой.В Вашем случае отказ продавца законный!

в прошлом году 7.03 купила телефон в Связном,чек есть,страховка,но недали товарного чека хотя я и просила,увидела только сейчас.Могу ли я сейчас обратится в магазин за товарным чеком?

Эксперт:

Лена!

Вы пишете:

в прошлом году 7.03 купила телефон в Связном, чек есть, страховка, но недали товарного чека хотя я и просила, увидела только сейчас.Могу ли я сейчас обратится в магазин за товарным чеком?

Обратиться-то Вы можете, но выдадут или нет сказать не могу. Ведь сроки то немалые прошли. Возможно, что у них сейчас нет таких телефонов продаже. Попытайтесь убедить. Если откажут, вряд ли сумеете принудить, поскольку придётся доказывать, что они Вам выдавали товарный чек. Но не очень понятно, зачем Вам товарный чек чек, если у Вас имеется какой-то чек, подтверждающий покупку у них товара.

Эксперт:

Если у Вас есть на руках кассовый чек, Вы вправе обратиться в магазин за получением товарного чека. На основании имеющегося чека Вам выпишут товарный чек.

При этом на основании ПИСЬМА Минфина Российской Федерации от 16.08.2017 № 03-01-15/52653

товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи.
Эксперт:

Срок хранения товарного чека для покупателей составляет срок гарантии на товар. Если покупатель организациями, то этот срок не может быть меньше пяти лет.

На продавца это правило не распространяется. Однако сведения о продаже товаров в том числе и кассовые отчеты хранятся пять лет.

Следовательно, Вы вправе требовать от продавца выдачи Вам товарного чека в течении указанного срока.

Вам необходимо к заявлению о выдаче товарного чека приложить копию кассового чека, чтобы по дате и номеру операции Вам выписали товарный чека

Очень не удобно хранить чеки в бумажнике/коробке/т.д. И пришла мысль - сфотографировать чек и хранить его в телефоне. Будет ли он иметь юридическую силу?

Допустим, прийти в магазин, чтобы вернуть товар, с фотографией чека - откажут ли мне в возврате? И будет ли это легально?

Тот же вопрос касается договоров на то или иное имущество: телефон, ноутбук, фен и прочее.

P.S. Качество фотографий - хорошее. Можно разглядеть всё до мельчайших подробностей.

Заранее благодарна!

Эксперт:

Анастасия!

Да, конечно вы можете хранить информацию о товаре на электронном носителе и она будет являться доказательством подтверждения сделки. Вместе с тем, даже в отсутствие этой информации согласно п.5 ст.18 Федерального закона «О защите прав потребителей» отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющего факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении его требований. Удачи!

Эксперт:

Если Вам придётся сдавать товар как некачественный в соответствии со ст.18 Закона РФ «О защите прав потребителя», то в ч.5 записано, что отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющих факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении его требований. Если Вы хотите обменять или сдать непродовольственный товар надлежащего качества на аналогичный товар у продавца, у которого этот товар был приобретен, если указанный товар не подошел по форме, габаритам, фасону, расцветке, размеру или комплектации, то необходимо, чтобы имелся товарный чек или кассовый чек либо иной подтверждающий оплату указанного товара документ. Отсутствие у потребителя товарного чека или кассового чека либо иного подтверждающего оплату товара документа не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания.

Так что можете сфотографировать чеки и хранить их в памяти Вашего гаджета.

Может ли являться кассовый чек доказательством покупки материала?

Материал покупал директор организации по корпоративной карте, привязанной к основному расчетному счету.

Эксперт:

Анастасия!

Покупка материала — это когда покупатель получает товар, а продавец — деньги.

Кассовый чек свидетельствует только о втором, то есть о том, что за товар были уплачены деньги.

О том, что товар получен должен свидетельствовать другой документ — товарная накладная или товарный чек или акт приема — передачи и т.п.

Так что фактически должно быть два документа.

Источники

Использованные источники информации.

  • https://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_proizvoditsya_hranenie_chekov_kkm/
  • https://acquiring-bank.ru/faq/nuzhno-li-hranit-kassovyj-chek-ekvajringa.html
  • http://xn----ptbqddc.xn--p1ai/info/159-ispolzovanie-tovarnyh-chekov-ip.html
  • http://bankischet.ru/nuzhno-li-hranit-cheki-po-ekvajringu/
  • https://rko-bank.ru/stati/hranenie-chekov-po-ekvajringu.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий